الأرشفة والأرشيف الإلكترونى Archiving and Electronic Archive

د.إيهاب سعيد رجب

كلية التربية - جامعة الإسكندرية

مقدمة :

شهد العقد الأخير من القرن العشرين تطورات عميقة وشاملة في مجال تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ، ذلك أن التطورات الحديثة عبر الشبكات أتاحت الفرصة لربط أجزاء العالم مما حتم على كثير من المؤسسات والإدارات دخول عالم الإليكترونيات من أوسع أبوابه من أجل البقاء وإيصال الرسالة للعالم أجمع ،واجراء العمليات والمهام بشكل أسرع، وشملت هذه التطورات جميع مجالات المكتبات والمعلومات بما في ذلك الأرشيف الذي مر بتطورات كثيرة من الصلصال إلى الورق وأخيرا إلى الإليكتروني حتى قيل أن أرشيف القرن الحادي والعشرين إليكتروني مما يؤكد على أهمية هذا النوع من الأرشيف لذلك قامت كثير من الدراسات والبحوث والبرامج والأنظمة التي تقوم على تنظيم الأرشفة والأرشيف الإليكتروني لذلك حاولت البحث عن هذا الموضوع وسبر أغوار الأرشفة والأرشيف الإليكتروني للتعرف عنهما بأسلوب أعمق وتوضيح مفهومه وأهميته التي غابت عن أذهان كثير من القراء .

أولاً: الأرشيف والأرشفة والمصطلحات ذات العلاقة :

1. الأرشيف:

مجموعة الوثائق الأرشيفية المنظمة من خلال العمليات الفنية المتمثلة في الاقتناء والتصنيف أو الفهرسة بغية الحفاظ عليها وتيسير سبل الاستفادة منها عن طريق إعداد وسائل الإيجاد المناسبة وتقديم الخدمات للمستفيدين من الأرشيف.

عبارة عن مقتنيات من الأوراق والوثائق والصور غير المنشورة غالبا ، تحفظ لأسباب تاريخية، مع بعض المواد الأخرى ، وتنشأ هذه الوثائق من نشاطات للقطاع العام والخاص .

‏‎ 2.الأرشيف ‏الجاري current archives :

المكان الذي تحفظ فيه الوثائق الجارية، أي التي تستعمل يوميا للحاجة ‏إليها في العمل.

 

 3.الأرشفة archiving

عملية تخزين البيانات والمعلومات على وسيط إليكتروني لمدة طويلة الأجل لأهميتها وندرتها ، ولأسباب تاريخية وأمنية ، واسترجاعها وقت الضرورة.

أو هي عملية حفظ وتخزين الوثائق التي سوف تستعمل في البحث ‏التاريخي، لأنها غير ذات فائدة جارية

4. المواد الأرشيفية archival material :

عبارة عن سجلات وكتب قديمة ونادرة ..إلخ ، ليس من السهل تعويضها وتحتاج إلى صيانة ومعالجة خاصة.

ثانياً: أهمية الأرشيف والأرشفة الإليكتروني :

يعتبر الأرشيف وسيلة عمل، وأداة تسيير للمؤسسات على غرار الموارد الأخرى سواء أكانت بشرية أم مالية أم مادية؛ و التحكم في تسيير الأرشيف ينعكس إيجابياً على حسن التسيير للمؤسسات مهما كان مجال تخصصها

 

ثالثاً : دور مهنيو الأرشيف في البيئة الإليكترونية الجديدة :

إن مهنيي الأرشيف معنيون بإنشاء السجلات وحفظها ، وتنظيمها ووصفها وإتاحتها لاستخدام المستفيدين؛ ويحتاج عملهم إلى مؤهلات علمية عالية وخبرات عملية مختلفة ، لذلك وجب تقديم الدورات المناسبة لهم لكي تنجح عملية الأرشفة الإليكترونية وبالتالي نجاح الأرشيف الإليكتروني ومن هذه الدورات على سبيل المثال لا الحصر :

أ. دورات في مجال التدريب المستمر :

مقدمة إلى إدارة نظم حفظ السجلات ،إدارة الأرشيف ،إدارة سجلات الأرشيف الإليكترونية ، أدوات إدارة نظم، الوثائق الإليكترونية وأرشيفات البيانات ، تصميم قواعد البيانات ، إدارة الملفات الشخصية إضافة إلى مجموعة من الدورات في الفهرسة إعداد الكشافات والمستخلصات ، دورات في الإنترنت واستخدام تطبيقاته المختلفة ، ودورات في الرقمنة والحفظ الرقمي ودورات مهارات في مجال تكنولوجيا المعلومات والشبكات .

     ونظرا لنقل كثير من المعلومات اليكترونيا مما أوجب على مهنيو الأرشفة متابعة الدراسات الحديثة في المجال والعمل على الضبط الببليوغرافي والموضوعي لمقتنياتهم واستخدام الإنترنت لتبادل المعلومات مع الأرشيفات الأخرى.

 

رابعاً: أسباب التحول من الأرشيف الورقي إلى الأرشيف الإليكترونية :

أولا: السلبيات الملازمة للأرشيف الورقي وهي على النحو التالي :

 

1.    يحتاج الأرشيف الورقي إلى وقت كبير للبحث عن الوثائق المفقودة .

2.     غير قابل للتوزيع

3.     قابل للضرر قصير أو طويل المدى

4.     مكلف في عملية التخزين

5.     قابل للتلف والتحطيم

 

خامساً : العوامل التي دعت إلى إدخال الحاسب ومصادر المعلومات الإليكترونية في مراكز المعلومات :

 

1.    التزايد الهائل في كمية المعلومات ويطلق عليها اسم (انفجار وثورة المعلومات ) ؛ لذلك أصبح من الصعب على المقدرة البشرية والطرق التقليدية حفظ المعلومات وتنظيمها واسترجاعها .

2.     تغير أهمية مصادر المعلومات . فلقد كان لتزايد المعلومات وتعدد مصادرها أثر كبير في جعل المؤسسات العلمية والصناعية والعلمية والسياسية والاقتصادية تركز أكثر في البحث عن المعلومات الكافية والمتوازنة في مجال الاختراعات العلمية والتنافس العلمي والثقافي من مناطق جغرافية متعددة.

 

سادساً: خصائص ومميزات الأرشيف الإليكتروني:

إن مميزات الأرشيف الإلكتروني تسهيل عملية الاستنساخ في عدة أشكال، بسرعة و بأقل تكاليف من نسخ الورق، كما يمكن تحويله آليا من مكان إلى مكان بفضل الانترنت. ويمكن للأرشيف الوطني أن يصبح بنك للمعلومات الإلكترونية على مستوى الدولة، يحفظ الأرشيف على المدى الطويل و يوفر لأصحاب القرار – فوراً عند الطلب- كل المعلومات الضرورية لمساعدتهم في مهامهم، و فيما بعد للباحثين في حدود الإجراءات القانونية.

أورد الدكتور مساعد الطيار كثير من المميزات للأرشفة الإليكترونية وهي على النحو التالي:

1. توفير الحيز المكاني والاستغناء عن الأرشيف الورقي وأكوام المعاملات والملفات وغير ذلك.

2. ربط أجزاء المؤسسة فيما بينها مهما تباعدت أماكنها.

3.    سهولة وسرعة نقل الرسائل والوثائق الإلكترونية بين فروع المؤسسة أو خارج نطاق المؤسسة .

4.    سهولة الوصول للوثائق الإلكترونية أياً كان موقع المستفيد أو المستخدم لهذه الوثائق

5.    مراقبة الوثائق وتحولاتها ومتابعتها وتطورها ومعرفة سير المعاملات داخل المؤسسة.

6.     تعدد نقاط الوصول للوثائق المحفوظة إلكترونيا مما يسهل استرجاع الوثائق.

7.    سرعة الوصول للمستفيدين أياً كان موقعهم وتقديم الخدمات لهم.

8.     التقليل من الأخطاء ومخالفة الأنظمة.

9.    التقليل من المراجعات للدوائر الحكومية من قبل المستفيدين.

10.     المركزية في التعامل مع الوثائق وبالتالي عدم التضارب والتكرار في إصدار الأوامر أو القرارات.

11.     توحيد المعايير في التعامل مع الوثائق الربط بين المعلومات في أكثر من قاعدة معلومات سواء داخل المؤسسة الأم أو خارجها.

12.     الرفع من أداء المؤسسات الحكومية وكذلك مؤسسات القطاع الخاص.
يعد البوابة ونقطة البداية للتحول من البيئة التقليدية إلى البيئة الإليكترونية.

ورغم كل المميزات التي يتميز بها الأرشيف الإليكتروني إلا أن له بعض السلبيات التي لا تغفل ويجب معالجته من هذه السلبيات :

1- التطور السريع لبرامج الأرشفة ووسائط الأرشيف الإليكتروني والتي لا يمكن ملاحقتها ، مما يؤكد على ضرورة إيجاد سياسة واضحة لإدارته وتوفير وسائط وأجهزة لاسترجاعه .

2- إمكانية تعرض المواد الأرشيفية للسرقة والتلاعب والتحريف.

3- يتطلب تكاليف كثيرة تحتاجها الأجهزة والعاملين في إعداد ملفات الأرشيف وتطويرها ومتابعتها من حين إلى آخر لتحديثها .

4- أن تعرض جهاز الكمبيوتر لأي حادث مثل الأعطال أو الصدمات الكهربائية قد يؤثر على البيانات المحفوظة في هذا الأرشيف كليا أو جزئيا مما يكون له تأثير بالغ على العمل في المكتب بشكل كلي .

 

* ولعلاج مثل هذه السلبيات كان لا بد من تحديد سياسة لإدارة الأرشيف الإليكتروني :

        يجب تكوين فريق تفكير وعمل يشمل كل المتعاملين المعنيين بإدارة الأرشيف الإلكتروني: الإدارة المنتجة للأرشيف الإلكتروني، و قسم تكنولوجيا المعلومات (IT)، و قسم الأرشيف المعني بالحفظ في المدى الطويل. يحدد كل عضو من المتعاملين الثلاثة المقاييس الخاصة بمجاله، ويطرح انشغالاته للأطراف الأخرى:

- تقوم الإدارة بوضع القائمة الشاملة للأرشيف الإلكتروني المنتج من قبلها، وبتحديد مدة الحفظ للبيانات حسب إحتياجاتها.

- يتدخل قسم الأرشيف لتحديد الأرشيف الإلكتروني الذي يجب حفظه في المدى الطويل (بل دائماً) حسب تعليمات الأرشيف الوطني، وطرح المشاكل المتعلقة بطرق الحفظ لضمان حماية البيانات الإلكترونية؛

- يقترح قسم تكنولوجيا المعلومات (IT) أنواع البرامج والأجهزة والدعامات التي يمكن استخدامها في المعاملة اليومية، ثم للحفظ في المدى الطويل.

- سوف ينبثق من هذا الفريق المتكامل سياسة لإدارة الأرشيف الإلكتروني على مستوى المؤسسة المعنية، وتبقى تلك السياسة قابلة للإثراء حسب التطبيق في الميدان وحسب التطور التكنولوجي، لأنه "من غير الممكن الاستفادة من البلورة السحرية لقراءة المستقبل التكنولوجي!"

      لذا يجب تحديد سياسة تعتمد على أفضل الدعامات الموجودة في الوقت الحالي والتي تضمن حفظ الأرشيف الإلكتروني لمدة عشر سنوات ، مع العلم بأن بعد هذه المدة يفترض اللجوء إلى حلول تكنولوجية أخرى حسب التطور التكنولوجي.

 

وسوف ترتكز السياسة الخاصة بحفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل على العناصر التالية:

أ‌- استغلال كل الدعامات الإلكترونية الممكنة (بتعدد أشكالها) لضمان الحصول على البيانات الإلكترونية إذا ضاعت في شكل من الأشكال.

ب‌- وفي هذا النطاق، يجب تخزين الأرشيف الإلكتروني في أقراص ( CD.Rالأكثر جودة)، وفي القرص الصلب (HDD)، وفي الجهاز المركزي (SERVER)،مع تحويل يومي (Back up) خارج الجهاز (Off Site).

ج- وكل هذه الإجراءات لم تضمن حفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل إذ لم تقوم المؤسسة بعملية هجرة البيانات (periodical migration) مرة كل خمس سنوات.

د- يجب القيام دوريا بتجديد (refreshing) و تحويل البيانات من شكل إلى آخر قبل ضياع المعلومات .

هـ- من هذا المنطلق، يجب تحديد خطة لاختبار البيانات الإلكترونية و لتجديدها و إعادة شكلها عند تغيير الأجهزة (hardware) و البرامج (software)

و- إمكانية استعمال تقنية الميكروفيلم الذي يبقى أفضل و أضمن وسيلة لحفظ الأرشيف في المدى الطويل (أكثر من قرن)، شريطة القيام أيضا بالإجراءات المرتبطة بصيانة الأفلام؛ و يمكن استخراج البيانات الإلكترونية في شكل الميكروفيلم بفضل تطور التكنولوجيا.

ي- يرجع لكل مؤسسة تحديد السياسة التي تناسبها لضمان حفظ الأرشيف الإلكتروني، و إعطاء عناية خاصة للأرشيف الإستراتيجي الذي يجب تصويره رقميا في كل الأشكال الإلكترونية، و قياسيا (ميكروفيلم)، و الاحتفاظ إذا اقتضى الأمر بالأرشيف الأصلي، مثل سجلات الحالة المدنية و الملفات التقنية للبنية التحتية بالنسبة لأرشيف الدولة…

سابعاً: خطوات الإنشاء :

1. استقبال البيانات والمستندات المراد أرشفتها من كافة الإدارات والأقسام في المكاتب المختلفة.

2. ترميز الوثائق المراد أرشفتها وفقا لدليل أعد سابقا لتحقيق هذا الغرض.

3. إدخالها إلى ذاكرة الكمبيوتر أو أي وسيط من وسائط التخزين بواسطة برامج وأنظمة مصمصة بدقة لأرشفة الوثائق وحفظها إضافة إلى الأجهزة اللازمة لإدخال هذه الوثائق إلى جهاز الحاسب وأرشفتها مثل الطابعات وغيرها من وسائل الإدخال.

4. حفظ الوثائق المؤرشفة في ملفات الأرشيف الإليكترونية .

5. إجراء التحديث المستمر للبيانات ، وضبط العمل على تحقيق الأمان المطلوب ، وصيانة وإصلاح الأجهزة حتى لا يؤدي توقفها إلى إعاقة سير العمل .

6. إصدار التقارير بصفة دورية عن العمل والمواد المخزنة في الأرشيف، ويتضمن التقرير المعلومات التالية :

1. أنواع السجلات وتركيب الملفات التي تم التخزين عليها .

2. الوسائط المختلفة التي تستخدم لتخزين السجلات .

3. الأسس التي يتم وفقا لها ترتيب السجلات، مثلا أرقام مسلسلة وفقا لدليل معين يمكن استخدامه لإخراج البيانات عند الحاجة إليها .

4. طريقة تحديث البيانات المسجلة في الملفات المختلفة، وذلك لإضافة بيانات جديدة أو لتعديل بعض البيانات السابقة أو حذف بعضها الآخر .

5. وسائل وطرق التحكم في الأخطاء التي قد تحدث عند إدخال البيانات وفق ترتيب السجلات الخاصة بها وواضح أن عمليات التشغيل الكمبيوتري يجب أن تتضمن الطرق التي يمكن استخدامها للكشف عن الأخطاء . مثلا: بعد تحديث البيانات يمكن إخراج موجز بالمجاميع بعد الإضافات المختلفة والسحوبات التي حدثت ومقارنة النتائج مع الموجز قبل التحديث للتأكد من التطابق الذي يجب أن يتحقق إذا كانت عمليات التشغيل قد تمت بدقة تامة .

6. دراسة طبيعة ، وحجم ،وتكرار، ووقت الاستجابة، وذلك فيما يتعلق بالحصول على المعلومات من ذاكرة الكمبيوتر وبتحديث البيانات المخزونة في ملفات هذه الذاكرة . ويعني ذلك ضرورة إجراء الموازنة بين وقت الاستجابة الخاص بنظام كمبيوتري معين وبين التكلفة التي تحتاجها كل من البرمجة الخاصة بهذا النظام وتخزين البيانات وفقا لتشغيل هذا النظام ، وتحديث هذه البيانات كلما دعت الحاجة إلى ذلك. وبالرغم من أن إنشاء إدارة للبيانات باستخدام الكمبيوتر والملفات المختلفة الخاصة به يمكن أن يتطلب استثماراُ هائلا في رؤوس الأموال والموظفين الذين تحتاجهم مثل هذه الإدارة ، إلا أنها يمكن أن تقدم خدمات جليلة للمؤسسة ، كما يمكن إدخال التعديلات عليها من وقت إلى آخر بسهولة وتكاليف قليلة .

ثامناً: ملاحظات يجب مراعاتها عند تصميم ملفات الأرشيف الإليكتروني :

 

1.    إن تصميم ملفات الأرشيف الإليكتروني هو بالدرجة الأولى فن ، بمعنى أنه عمل يعتمد أساسا على إدراك المسئول عن التصميم للأعمال المختلفة التي تقوم بها المؤسسة . أي أنه يجب أن يتضح في أذهان المسئولين عن التصميم صورة شاملة ومتكاملة للمسالك التي تأخذها التدفقات المختلفة للبيانات والمعلومات حتى يمكن تحديد التركيب الخاص بالملفات التي تكون هناك حاجة إلى إدخالها في الكمبيوتر ، بالإضافة إلى البيانات التي سوف يتضمنها كل ملف .

2.     يجب أن يدرك المسئولون عن التصميم الطرق المختلفة التي يمكن على أساسها تحديث البيانات التي تتضمنها الملفات . ذلك لأن بعض عمليات التحديث يمكن أن تكون بصفة مستمرة ، بينما يكون البعض الآخر من البيانات ثابتا تقريبا .

3.    يجب المقارنة بين التراكيب المختلفة للملفات التي يمكن استخدامها في الأرشيف لتحقيق التوافق بينها وبين أنواع المعلومات ومدى احتياجها إلى التحديث

4.    الموازنة بين تكاليف العمل وبين أنواع الملفات التي يمكن الاعتماد عليها ووسائط التخزين التي تستخدم لحفظ البيانات المختلفة .وعند بحث التراكيب المختلفة يجب الموازنة التكاليف والسرعة التي يتطلبها العمل عند استعادة البيانات أو عند تحديثها ، وكذلك حجم البيانات وقابليتها للتغيير من وقت إلى آخر .

5.     يقوم نظام الأرشيف على استخدام أرقام دليل يجب أن تعرف بها الملفات والمستندات الموثقة والنسخ المحفوظة في أي وسيط من وسائط التخزين المختلفة ، بمعنى أن هذه النسخ يجب أن تحمل نفس رقم الدليل الخاص بالوحدة أو بالموضوع أو بالعملية التي يخزن لها ملف خاص بها في ذاكرة الكمبيوتر أو على أي واسطة من وسائط التخزين .

 

لذلك يجب أن يكون لدى مصمم الملفات الخبرة الكافية في إعداد دليل يتصف بالمرونة التي تساعد في تخفيف أعباء التعديلات التي تضطر الإدارة إلى إجرائها عندما يكون الدليل محددا وقاطعا ، أي عندما لا يكون متمتعا بالمرونة التي يمكن أن تساير تطور أعمال المكتب التابع له .

6.    عند تصميم الدليل الخاص بمكتب ما يحسن تحديد الأساس الذي ينبني عليه تركيب الدليل ، بمعنى هل يكون الدليل مركبا على أساس الوحدات التي يتعامل معها المكتب أو على أساس الموضوعات التي تكون أعماله أو على أساس العمليات المختلفة التي تجري فيه .

 

      وواضح أن تحديد هذا الأساس للدليل يتوقف على الأهداف التي يرجوها المكتب من إنشاء الأرشيف الإليكتروني ، وعلى كيفية احتياجه للبيانات من هذا الأرشيف . لذلك يكون لكل مؤسسة ظروفها الخاصة التي تحدد نوع الدليل الذي يتفق وطبيعة أعماله . أو الاسترشاد بالأنظمة المختلفة التي أعدتها وتتبعها بعض المؤسسات في الدول المختلفة مثل نظام (RECODEX) للمحفوظات في الدوائر الحكومية الكندية وغيره من أنظمة الأرشيف ذات الأهمية المنتشرة في العالم.

7.    يجب بعد ذلك تصنيف وتبويب الدليل الترميزي إلى أقسام يكون لكل منها رقمه الخاص تبعا لعدد هذه الأقسام على أن تترك فراغات في النهاية للأقسام التي يمكن أن تستحدث مستقبلا ، ثم تحديد المجموعات التابعة لكل قسم ، ثم تحديد عدد الوحدات التابعة لكل مجموعة من المجموعات المختلفة التي تكون الدليل … وهكذا إذا أردانا التسلسل في التقسيم .