التصنيف والفهرسة الموضوعية .

د.منى عبد العزيز عبد الغفار.

 مدرس المكتبات وتكنولوجيا المعلومات 

 كلية الآداب - جامعة الإسكندرية

التصنيف :
هو تقسيم الوثائق الناتجة عن نشاطات الإدارة الى مجموعات متجانسة مع بعضها البعض في تشابه معين او صفات مشتركة لتميز كل مجموعة عن الأخرى

الحفظ او الفهرسة :
حفظ الوثائق الناتجة عن النشاطات المختلفة للإدارة والمرتبة وفقا لخطة التصنيف وترتيب هذه الوثائق في أجهزة الحفظ من اجل الوصول إليها بيسر وسهولة
لذلك يجب وضع نظام حفظ مرن ليتناسب مع أي تغير في الظروف بحيث يسهل معرفة أماكن الملفات وإعادتها إلى أماكنها بعد الإطلاع عليها ..
أولاً: أنواع التصنيف ومميزات وعيوب كل نوع :
1-التصنيف الموضوعي :
كل المستندات والأوراق المتعلقة بموضوع واحد معين توضع معاً في ملف واحد ..
مميزاتها :
* سهولة الوصول الى المستند المعين اذا عرف الموضوع الذي يتعلق به المستند ..
* لا تحتاج إلى أثاث خاص لتطبيقها ..
* ان هذه الطريقة تقوم على أساس تقسيم الموضوعات إلى أبواب ، الأبواب إلى فصول ،
الفصول إلى موضوعات ..
عيوبها :
* البطء إذ أن على الموظف قراءة المستند جيدا قبل أن يقرر أي الموضوعات يخص ..
* زيادة التكاليف ، إذ يحتاج إلى موظفين مقتدرين ..
2-التصنيف الجغرافي :
يتم تقسيم الملفات إلى مجموعات حسب الموقع الجغرافي ، فتوضع ملفات الأشخاص الذين يقطنون في حي أو مدينة أو محافظة في ملف خاص ..
مميزاتها :
* يمكن استخراج الملف بسرعة عند معرفة المنطقة الجغرافية ..
* صعوبة الخلط بين ملفات الأشخاص الذين تتشابه أسماؤهم..
* تغني عن استعمال الفهارس ..
عيوب التصنيف الجغرافي :
* لا يمكن استخراج ملف أحد الأشخاص إلا إذا عرف اسمه وعنوانه ..
* قد يختلط الأمر على الموظفين الذين يقومون بالحفظ ، فيضعون بعض الملفات
في غير مناطقها لجهلهم بأسماء المدن ومواقعها ..
3-التصنيف الزمني أو التاريخي :
يتم ترتيب المحفوظات في هذه الطريقة بحسب التاريخ الذي وصلت فيه إلى المؤسسة
حيث يعتبر هو الأساس في عملية التصنيف ..
* تستعمل هذه الطريقة في كثير من المؤسسات مثل: البنوك *
4- التصنيف الهجائي :
تستعمل هذه الطريقة عندما يكون بالإمكان التعبير عن رؤوس الموضوعات المراد تصنيفها بكلمة واحدة رئيسية ..
5-التصنيف اللفظي :
بعض الأسماء وخاصة الأجنبية قد تتشابه عند لفظها ، ولكنها تختلف عند تهجئتها ولمواجهة هذه المشكلة ظهرت طريقة الحفظ اللفظي أو الصوتي

ثانياً: كيف يتم  التنظيم الفنى للمحفوظات :

تمر المحفوظات في أى منظمة بثلاث مراحل رئيسية هى :

 (ا) التصنيف0              (ب) الترقيم (الترميز)0       (جـ) إعداد الفهارس0

 

المرحلة الأولى  التصنيف:

     و يقصد به تكوين مجموعات متشابهة من الوثائق ذات الصفات أو الخصائص المتجانسة وفصل الوثائق غير المتشابهة تبعاً لدرجة اختلافها ، وذلك بغرض التعرف على أى منها بسهولة .

* طرق التصنيف :

1-  التصنيف الموضوعى  :

   أى تصنيـف الأوراق علــى حسب موضوعاتها – وفتح ملف لكل موضوع مثل (لإجازات – الانتدابات – التقارير ) .

2-  التصنيف الجغرافي :

    أى تصنيف الأوراق على حسب المناطق أو البلاد أو الفروع الواردة منها أو الصادر إليها الأوراق مثل ( فرع السالمية – فرع الأحمدى ) .

3-التصنيف الزمنى :

 أى تصنيف الأوراق على حسب تواريخها أن كانت بالسنة أو بالشهر مثل ملفات ( ميزانية الشركة لسنة – إيرادات شهر ربيع الأول ).

4-التصنيف الإسمى :

    أى تصنيف الأوراق على حسب أسماء أصحابها إن كانوا موظفين أو موظفات بالشركة
أو جمهور أو شركات مثل (محمد – حسن – ليلى – شركة الإضاءة الكهربائية).

5- التصنيف الشكلى :

    أى تصنيف الوثائق على حسب أشكالها مع مراعاة نوعها مثل ( الفواتير – القرارات – أذون التسوية ) فيوضع كل منها في ملف مستقل حسب أشكالها .

 

 المرحلة الثانية الترقيم ( الترميز):

     وعادة ما يسمى بالترميز وهو المرحلة الوسطى بين التصنيف وإعداد الفهارس  ومن هنا تظهر أهميته في ترتيب الوثائق تبعاً لرموزها التي ستكون عاملاً أساسياً في إعداد الفهارس لتلك الوثائق .

 ويعرف الترقيم  (الترميز) بأنه وضع رموز لوثائق سواء بالأرقام الحسابية أو بالحروف الهجائية أو بالاثنين معاً ، وتعتبر هذه الرموز أرقاماً للوثائق .

 * طرق الترقيم :

1-الترقيم العددى المركب :

     ويتم باستخدام الإعداد الحسابية التي تبدأ من ( 1- 2- 3 - 4- …..الخ ) ، مثل الملفات التي يكتب عليها مثلاً (3 / 1 / 5 ، 6 / 2 / 3 ) .

2-الترقيم الهجائى:

     ويتم باستخدام الحروف الهجائية التي تبدأ من ( أ – ب – ت – ث – ج ……ى ) مثل الملفات التي تكتب عليها ( ل / ن/ أ ، ج / أ / و ) .

3 - الترقيم المزدوج :

    وهو عبارة عن دمج الحروف الهجائية مع الأرقام الحسابية وقد استخدمت هذه الطريقة في الترقيم لتلافي قصور الطريقة الهجائية السابقة لأنها محدودة ب 28 حرف فقط ، لذلك تم التغلب على قصور هذه الطريقة بجعل أخرها عددياً وبهذا تكون الأرقام مفتوحة إلى ما لا نهاية ، حكمها حكم الطريقة العددية المركبة – مثل الملفات التي يكتب عليها ( ن / أم 5 ، أ / ب / 3 )

 المرحلة الثالثة  إعداد الفهارس :

     عملية إعداد الفهارس هى المرحلة الثالثة من مراحل التنظيم الفنى للمحفوظات ، وهى المرحلة المتممة لمرحلة التصنيف والترميز.

        ويمكن أن تعرف الفهرسة بأنها وصف كامل للوثائق والمعلومات التي تحويها تلك الوثائق بهدف تسهيل استرجاعها بأسرع وقت واقل جهد.

     وهناك العديد من أشكال الفهارس التي يتم استخدامها ولكن سنركز على أهم شكلين منهما وهما :

1- فهرس السجل0                                   2- فهرس البطاقات0

1- فهرس السجل :

       وهو دفتر كبير مجلد – أو كراسة – أو حتى أوراق سائبة ، يسجل فيها المسئول عن الحفظ أسماء وأرقام الملفات التي لدية وكذلك أماكن وجودها في أجهزة الحفظ إلا أنه له بعض العيوب الواضحة عند استخدامه وهى :

      صعوبة الإضافة إليه أو الحذف منه ، وكذلك تعرضها للتلف السريع ، وعدم محافظته على سرية المعلومات لانه مكشوف .

2- فهرس البطاقات: 

     وهو عبارة عن كروت من ورق مقوى ذات مقاسات مختلفة على حسب حجم الأدراج التي تحفظ بها وهى من نوعين ( إرشادية وعادية ) .

 

 

 

(و)  طرق حفظ الوثائق و المستندات :

        الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بأنواعها المختلفة في أوعية الحفظ المتاحة داخل الأرشيف بنظام محدد يضمن سلامتها ويمكن بموجبه الوصول إلى أى وثيقة منها بسرعة عند الحاجة .

      وتعتبر عملية الحفظ عملية فنية فعلاً ، وذلك أن الوثائق الخاصة بالشركات والمنشئات مختلفة ولها أنواع شتى وأحجام مختلفة وأشكال متعددة وان حفظها جميعاً بطريقة واحدة لا تتناسب وطبيعة الوثائق لذلك كان لزاماً على السكرتير أو مسئول الحفظ التعرف على طرق الحفظ والتي يمكن أن تناسب حفظ الوثائق لسنين طويلة إذا ما دعت الحاجة .

 

      وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة الأسس والقواعد آلاتية :

- التأكد من انتهاء إجراءات معالجة موضوع الورقة قبل البدء في حفظها .

- التأكد من وجود تأشيرة الموظف المختص بما يفيد الحفظ في مكان متفق عليه .

- حفظ الأوراق المطلوب حفظها بسرعة أول بأول دون تأجيل .

- تحديد رقم الملف الذى ستحفظ فيه الورقة بدقة .

- ترقيم أوراق الملف الواحد بأرقام مسلسلة حسب تواريخ حفظها ، وموضوع الرقم سواء باليد أو بالرقامة في الجهة اليسرى العلوية .  

- إعداد قائمة محتويات لكل ملف يسجل فيها كافة أوراقه أولا بأول .

   حيث يمكن اتباع احدى الطرق التالية :

1-الحفظ الرأسي :

     ويصلح هذا النوع من الحفظ للملفات العادية أو العلاقية بحيث يكون الملف موضوع في الدرج رأسياً ، أى إلى اسفل وفتحته إلى أعلى ، وتبرز من كل ملف زائدة بلاستيكية بها ورقة صغيرة يسجل عليها رقم الملف ، وهذه الزائدة البلاستيكية كثيراً ما تعرف بأسم "المرشدة" ويفضل أن ترتب تلك الزوائد الإرشادية بطريقة متدرجة في تسلسل ظاهر لتساعد على سرعة الوصول للملف المطلوب .

2 – الحفظ الأفقى :      

     و يصلح هذا النوع من الحفظ للوثائق كبيرة الحجم مثل السجلات والمظاريف الكبيرة والخرائط الغير ملفوفة والرسومات الهندسية التي تحفظ بحالتها بدون طى - مع تمييزها بعناوين صغيرة ليمكن التعرف عليها.

3 – الحفظ الواقف :

       ويصلح هذا النوع من الحفظ للعديد من الوثائق مثل الخــرائط الملفوفة أسطـوانياً وعلب المحفوظات الأسطوانية ، والأشـرطة المسـجلة أو المصـورة ، والملفــات الإفرنجية  (الكرتون ) وكذلك الكتب والكتالوجات ، وكلها تحفظ واقفة – وفي هذا النوع من الحفظ توضع الوثائق عمودياً ويكتب على ظهر الوثيقة ما يميزها ليسهل الحصول عليها وتعتبر افضل الطرق من زاوية الاستغلال الاقتصادى الأمثل لمكان الحفظ بشرط استخدام معدات الحفظ المناسبة لهذه الطريقة مثل الدواليب ذات الأرفف