أسس تنظيم وإدارة المحفوظات

 

د. منى عبد العزيز عبد الغفار .

مدرس المكتبات وتكنولوجيا المعلومات 

 كلية الآداب - جامعة الإسكندرية

أولاً:أهمية المحفوظات :

    أصبحت " المعلومات " بالنسبة للمنظمات الحكومية والمنشآت التجارية هى الأساس في إنجاز الأعمال بأنواعها المختلفة ، لذلك فقد تضخمت عمليات الحفظ عن تحقيق هدف محدد وهو :

(( ضمان وصول المعلومات إلى أيدى المستفيدين منها بأسرع وقت واقل جهد وبأدنى تكلفة))

    وذلك أن المحفوظات بالنسبة للمنظمة كالقلب بالنسبة لجسم الإنسان –  فهى المصدر الذى يضخ المعلومات لكل إدارات وأقسام الشركة لإنجاز أعمالهم – ومن هنا برزت أهميتها بالنسبة لسائر الأعمال الحكومية والتجارية والبنوك مع اختلاف أنواعها .

 

ثانياً: : ما هى الأهداف الرئيسية لإدارة المحفوظات :

- تيسير الاستفادة من المعلومات التي تضمنها الوثائق ، بمعنى سرعة توصيل المعلومات إلى المستفيدين ليستطيع كل مسئول بالشركة أداء عمله بكفاءة وفعالية .

- المحافظة على وثائق الشركة من التلف أو الضياع أو الحريق أو إفشاء المعلومات السرية بها

 

المحفوظات:عبارة عن مجموعة من الوثائق التي تنتج عن نشاط أي جهاز إداري للرجوع إليها عند الحاجة
الوثيقة :هي الوعاء الذي يحمل معلومات يمكم الرجوع إليها عند الحاجة مثل ( ورقة ، شريط ، خريطة )

ثالثاً: أنواع الوثائق والمحفوظات :

1)محفوظات نشطة :
وهي وثائق نحتاج الرجوع إليها دائما وبصورة مستمرة ولا يمكن الاستغناء عنا مثل ( صكوك ، عقود )
2)محفوظات متوسطة النشاط :
وهي التي ممكن ان نرجع إليها بين فترات متباعدة
3)محفوظات غير نشطة :
أ..غير نشطة مستديمة : ممكن ان نحتاجها في وقت من الأوقات إذا لزم الأمر
ب..غير نشطة منتهية :..لا نحتاجها أبدا مثل الدعوات والتهاني
رابعاً: أنواع التنظيم الإداري للمحفوظات:
1)نظام مركزية الحفظ :ان يكون هناك مركز حفظ مركزي للمنظمة بأكملها
2)نظام لا مركزية الحفظ :ان كل إدارة لها غرفة تحفظ فيها أوراقها
3)نظام لا مركزية الحفظ تحت إشراف مركزي :إن لكل إدارة غرفة تحتفظ فيها بأوراقها لكن هناك غرفة حفظ مركزية تحفظ المحفوظات غير النشطة

 خامساً : ما هى  أسس تنظيم الحفظ و الأرشيف :

     لما كان الحفظ نشاطاً هاماً سواء كان مركزياً أو لا مركزياً ويمارسه السكرتير فان الأسس الهامة التي يجب مراعاتها لتنظيم عملية الحفظ هى كما يلى :-

- تجهيز مكان مناسب يصلح لعمليات الحفظ .

- تزويد المكان بأوعية حفظ مناسبة للوثائق كالدواليب الخشبية ، أو المعدنية ذات الأرفف الشانونات الخشبية أو المعدنية ذات الأدراج ، الحوامل الحديدية والأرفف المستطيلة وعلب المحفوظات وغيرها .

-  اتباع طريقة الحفظ المناسبة لكل وثيقة ( رأسى – أفقى – واقف) .

- اتباع إجراءات محددة لحفظ الأوراق في ملفات .

- فهرسة كل الوثائق المراد حفظها لتسهيل عملية الاسترجاع .

 

سادساً : ما هى إجراءات حفظ الأوراق في الملفات :

   عند حفظ  الأوراق في الملفات ينبغى على مسئول الحفظ بالشركة أو المنشأة اتباع الإجراءات التالية :

1-    ترقيم الأوراق الممزقة أن وجدت .

2-    تخريم الأوراق وذلك بطى الورقة من المنتصف تماماً لتحديد مكان التخريم.

3-   تهذيب الأوراق أى طى الزائد منها عن حافة الملف العليا أو السفلى .

4-   ترتيب الأوراق تبعاً لرموزها أو تواريخها .

5-   إيداع الأوراق بالملفات .

6-    ترقيم الأوراق بالرقم التسلسلى ( باليد أو بالرقابة ) .

7-   إثبات الأوراق في قائمة محتويات الملف والتي تثبت بغلاف الملف الداخلى.

8-   إجراءات المراجعة اللازمة للتأكد من سلامة الحفظ .

9-   حفظ الملفات في الأوعية أن كانت ارفف أو إدراج أو دواليب