نظام المستقبل لإدارة المكتبات  FUTURELIBRARYINFORMATION SYSTEM

د.منى عبد العزيز عبد الغفار
مدرس المكتبات وتكنولوجيا المعلومات
كلية الآداب - جامعة الإسكندرية

 

المميزات الرئيسية :

 

·        يعمل النظام بالكامل على الشبكة الدولية للمعلوماتFully Web based system

·        لا يتطلب النظام مواصفات محددة لجهاز المستخدم حيث ان يتعامل من خلال المتصفح IE .

·        يدعم النظام المعايير العالمية في ميكنة المكتبات مثل MARC21 و Dublin Core

·        يعمل النظام باللغتين العربية و الانجليزية مع تعريب كامل لصيغة المارك.

·   إمكانية التواصل مع المكتبات العالمية عن طريق معيار Z39.50 و ZING مثل مكتبة الكونجرس و جامعة إنديانا و كاليفورنيا و كلورادو و لويزيانا و مكتبات مبارك العامة …

·        إمكانية التواصل مع 17 جامعة مصرية.

·        ربط قواعد البيانات العالمية المشترك بها مع الموقع مثل (Ovid,Ebsco,…).

·        دعم تعدد اللغات للبيانات بفضل تقنية اليوني كود التي تم دعمها في النظام.

·        إمكانية العمل في اكثر في تطبيق في نفس الوقت.

·        وجود ثلاثة مستويات أمان للنظام للحفاظ عليه من أي محاولة وصول غير مشروعة.

·        دعم نظام الترميز العمودي BarCode لإسراع عمليات الاستعارة و الجرد.

·        دعم التصنيفات العالمية للمحتويات (تصنيف مكتبة الكونجرس و تصنيف الديوي العشري).

· دعم وجود اكثر من مكتبة على نفس النظام مع إدارة الأمان و الخصوصية الخاصة بكل مكتبة.

·ميكنة انشطة المكتبة من فهرسة و إدارة المقتنيات و ضبط دوريات و الاستعارة و الجرد و التقارير و الاحصائيات و الرسوم البيانية و المقتنيات الإلكترونية.

·   يعتبر نظام المستقبل لإدارة المكتبات النظام الأوسع انتشاراً في كبرى مكتبات الجامعات المصرية مثل (جامعة الإسكندرية و جامعة عين شمس و جامعة قناة السويس و جامعة أسيوط و جامعة سوهاج و جامعة جنوب الوادي و جامعة طنطا و جامعة المنيا و جامعة المنوفية و جامعة كفر الشيخ و جامعة بني سويف و جامعة بنها و جامعة الفيوم و جامعة الزقازيق و جامعة المنصورة و جامعة النهضة).

·   إمكانية الهجرة من أي نظام عالمي إلى النظام و العكس حيث ان النظام متوافق تماماً مع المعايير العالمية لتبادل البيانات.

 

مكونات النظام Application Modules

 

·        نظام البحث في فهرسة المكتبة (OPAC)

·        نظام البحث عبر شبكة الإنترنت

·        نظام الفهرسة

·        نظام إدارة المقتنيات

·        نظام الاستعارة

·        نظام الجرد

·        نظام ضبط الدوريات

·        نظام التذويد

·        نظام الإعارة البينية بين المكتبات

·        نظام النشر الإلكتروني للمجلات

·        نظام أبحاث أعضاء هيئة التدريس

·        نظام المكتبة الإلكترونية

·        نظام البريد المحلي للتواصل بين أفراد النظام

·        نظام طلب الوثائق العلمية

·        نظام البوابة الموحدة للدخول على قواعد البيانات العالمية مثل (OVID,ScienceDirect,IEEE)

 

 

الفهرسة :

 

·   الفهرسة أصبحت أسهل من قبل ، فالآن يمكنك فهرسة مكتبتك مهما كان حجم مقتنياتك في بضعة أيام فقط بفضل تقنية Batch Importحيث يقوم أمين المكتبة بانشاء ملف يحدد فيه أرقام الـ ISBN الخاصة بالكتب المتاحة لديه و من ثم يترك النظام للبحث تلقائياً في جميع المكتبات العالمية عن فهرسة كاملة لتلك المقتنيات و سحب الفهرسة لها و عرض صورة الغلاف أيضاً مما يسهل على الباحث الاستفادة من خدمات المكتبة بسهولة و يسر مع إمكانية إرفاق المقتنيات بصورة إلكترونية إذا كان هذا العنصر متاح بشكل إلكتروني.

 

·   بالإضافة إلى أن الفهرسة اليدوية الآن أصبحت أسهل مع معالج المساعدة و التي من شأنها مساعدتك في تحديد أرقام التصنيف و رءوس الموضوعات و إدراج الرموز الرياضية و الكيمائية الخاصة والأشكال المقننة (الاستنادية) للأسماء و اختيار الحقول الرئيسية لمارك و الحقول الفرعية المؤشرات بسهولة و يسر.

·        إمكانية إرفاق ملفات إلكترونية مع التسجيلية.

·        إمكانية تتبع تاريخ التعديل في التسجيلية .

·   دعم خاصية حقوق التعديل بحث لا يقوم بالتعديل إلى المصرح لهم فقط بالتعديل في هذا الموقع مع وجود ثلاثة مستويات لذلك.

·        عدم وجود حد أقصي لطول النص المسجلة في أي حقل من حقول مارك.

·        شاشة معالج التصنيف (ديوي/كونجرس) .

·        دعم مارك للفهرسة .

·        دعم مارك الإستنادي.

·        إمكانية فهرسة جميع أنواع المقتنيات.

·   إمكانية انشاء قوالب فهرسة يتم تحديد فيها الحقول المطلوبة عرضها أثناء الفهرسة و القيم الافتراضية لكل حقل إن وجد.

·        إمكانية تغيير مسميات حقول مارك عند الحاجة.

·        إمكانية إضافة حقول مارك جديدة للتعريف المحلي لها.

·   إمكانية التعامل مع ال Row MARC لتبادل التسجيلات الببليوجرافية من خلال الملفات نصية (مع إمكانية استيراد المقتنيات أيضا المسجلة بها عند الحاجة).

·   إمكانية إضافة تاج معين /تعديل تاج موجود من حقول مارك لمجموعة كبيرة من التسجيلات دفعة واحدة و ذلك بفضل وجود خاصية ”التعديل الشامل للببلوجرافيا“.

·        اكتشاف تلقائي للتسجيلات المكررة و التنبيه إليها مع إمكانية دمجها معاً مباشرة.

·        إمكانية تصفح التسجيلات التي تم إدخالها في فترة معينة ومعرفة المقتنيات التي تم تسجيلها لها.

·   إمكانية طباعة كارت الكتاب مباشرة من النظام و هو يشمل كارت خاص بالعنوان و كروت بالمؤلفين و كروت بالمواضيع.

 

·        تمر التسجيلية الببليوجرافية بثلاثة مراحل لضمان جودة العمل.

1.     مسودة   (أي فهرسة يتم تسجيلها على النظام تعتبر كمسودة)

2.     إرسال للمرجعة (يقوم المفهرس المبتدئ بإرسال ما تأكد من جودته للاعتماد)

3.     قبول الفهرسة / رفض الفهرسة (يقوم كبير المفهرسين بقبول العمل أو رفضه)

 

ضبط الدوريات :

·         تتبع الاشتراكات الجديدة مع إمكانية البحث في الاشتراكات المتاحة و تتبع المدفوعات.

·        معرفة الدوريات المتوقع وصولها و الدوريات التي تأخرت و التي تم استلامها.

·        إمكانية انشاء أنماط التنبؤ المختلفة.

·        استخراج التقارير بالأعداد المتأخرة حسب المورد و حسب المجلة.

·        طباعة الترميز العمودي للصقها على الأعداد لتسهيل عملية الجرد.

·        إرسال الأعداد للتجليد و ترقب الوصول.

·        تحديد عدد الأعداد الحديثة التي يتم عرضها في البحث الخارجي.

·        تسجيل أسماء المهتمين بالدورية لإعلامهم بوصول عدد جديد منها.

·   إمكانية تسجيل المقالات المتاحة في كل عدد من أعداد الدورية ومكانها في المجلة و مؤلف المقالة مع إمكانية إدخال ملخص و النص الكامل و إرفاقه في صورة إلكترونية أيضا.

الاستعارة :

·        تسجيل وتعديل بيانات المستعيرين أو استيراد البيانات من برنامج شئون الطلاب/شئون العاملين إن وجد.

·        ضبط صلاحيات الإعارة و التي تعتمد على الموقع و فئة المستفيد و نوع الوعاء.

·   إمكانية التحكم في عدد الأوعية المسموح باستعارتها/حجزها معاً مع تحديد الفترة التي ينتهي معها الاستعارة/الحجز و عدد مرات التجديد .

·        إدارة حساب المستعير وحساب الغرامات و المدفوعات.

·        إمكانية حساب فترة الإعارة تلقائياً حسب سياسة المكتبة مع الأخذ في الاعتبار أيام العطلات عن إرجاع الوعاء.

·        إمكانية معرفة المقتنيات التي تأخر إرجاعها في أي وقت.

·        إمكانية استخراج التقارير بالعناصر المستعارة، المتأخرة، العناصر المستعارة و تم إرجاعها و تقارير بالمستعيرين.

·   إمكانية إعطاء المستعيرين كلمة سر ليتمكن من الدخول على صفحة المستعير و الاستفادة من الخدمات المتاحة إليه مثل تحميل المقتنيات الالكترونية و طلب حجز كتاب و طلب شراء كتاب و إرسال رسالة للمكتبة لتجديد استعارة مثلاُ.

       القوائم الاستنادية

·        إمكانية انشاء و تعديل ودمج و حذف القوائم الاستنادية

·        إمكانية البحث و تصفح القوائم المدخلة بالفعل

·        إمكانية استيراد و تصدير القوائم الاستنادية بصيغة مارك

    صيانة المقتنيات :

 

·        إمكانية معرفة/تغيير حالة المقتنيات و إرسال و استقبال المقتنيات من التجليد.

·        إمكانية استخراج تقارير عن العناصر التي تحتاج للصيانة.

·        إمكانية التعامل مع المقتنيات المفقودة و ما يرتبط بها من غرامات.

الجرد :

·        إمكانية جرد العناصر عن طريق ماسح الترميز العمودي أوباسم المقتنى أو بإدخال رقم النسخة بشكل يدوي.

·        إمكانية معرفة العناصر التي لم يتم جردها و تحويلها تلقائيا إلى مفقود.

·        إمكانية استخراج تقارير تفصيلية عن الجرد.

·        إمكانية استخراج بيانات إحصائية عن حالة الجرد.

·        إمكانية تصدير نتيجة الجرد إلى صيغة الأكسل.

البحث :

·   إمكانية البحث في مقتنيات المكتبة عن طريق اسم الوعاء أو اسم المؤلف أو البحث بالموضوع أو الناشر أو جدول المحتويات….

·        إمكانية إضافة قواعد بحث جديدة حسب الحاجة مباشرة.

·   إمكانية تخزين البحث لاستعراضه لاحقاً أو الاستفادة منه أثناء طباعة الترميز العمودي أو أثناء التعديل الشامل لحقول المارك.

·   يتيح دعماً كاملاً لخصائص اللغة العربية في البحث و الاسترجاع مثل تجاهل الاختلاف في أشكال كتابة بعض الحروف مثل الألف : آأإا و الياء ي ى و الهاء و التاء المربوطة.

·        إمكانية البحث بالتقارب و البحث البوليني و البحث عن الكلمات الناقصة

·   و جود نوعان من البحث: البحث على مستوي الوعاء و البحث على مستوي النسخة مع إمكانية طباعة نتيجة البحث مع تحديد الحقول المراد عرضها في التقرير و ترتيبها أو تصديره بشكل أكسل

·        إمكانية دمج بحثين معاً و استخدام المؤثرات البولينية عليهم (و ، إلا ، أو)

بحث المقتنيات :

·   يمكن بعد إجراء البحث حفظ هذا البحث للاستفادة به لاحقاً في :
- طباعة الترميز العمودي

- انتقاء تسجيلات للتعديل

تقارير و احصائيات

     يمكننا من تفهم وضع المكتبة أو المكتبات المسجلة على النظام بشكل مبسط و بمساعدة الرسوم البيانية و من هذه التقارير

- تقرير زوار الموقع مع تحديد وقت و الدولة وIP التي تمت منه الزيارة.
- تقرير نشاط المستخدمين على النظام حيث يعرض السجلات التي تم إدخالها و التي تم تعديلها و عدد عمليات الاستعارة التي تمت أيضا.

- تقرير بالمقتنيات المتاحة في مكتبة/قسم ما.

- تقرير بعدد العناوين المتاحة في مكتبة /قسم مع عرض عدد النسخ المتاحة من كل عنوان

- تقرير بالنشاط التفصيلي للمستخدمين على النظام و أوقات الدخول لكلاً منهم و الوظائف التي قام بها

- إحصائية أنواع المقتنيات المتاحة (كتاب/دورية /رسالة علمية…)

- إحصائية حالة المقتنيات المتاحة (سليم / يحتاج تجليد / مفقود …)

 

إدارة النظام :

·   يقوم النظام بضبط الآمان بواسطة اسم مستخدم و كلمة سر بالإضافة إلى إمكانية ربط بعض الخصائص الحساسة في النظام (كحذف تسجيلات مثلا) بحيث لا يمكن الوصل إليها إلى من خلال جهاز محدد على الشبكة اختبار رقم الجهاز على الشبكة (IP) و اختبار رقم تعريف الجهاز (MAC address) و بكلمة دخول محددة و بالتالي إذا تم استخدام كلمة دخول صحيحة من أي جهاز أخر فإنها لن تستطيع الوصول لهذه الخاصية.

·   إمكانية انشاء المواقع الرئيسية و الفرعية داخل النظام (جامعات - كليات – مكتبات – أقسام) مع تحديد الترتيب لهم و الشعار الخاص بكلأ منهم

·        إمكانية عمل/استرجاع نسخه احتياطية من قاعدة البيانات بالاضافة إلى أن النظام يقوم بعمل نسخة احتياطية بشكل يومي

·  إمكانية إضافة/تعديل مسميات حقول المارك

·        إمكانية إضافة/تعديل شروط البحث المستخدمة داخل النظام

·        إمكانية إضافة/تعديل قواعد البيانات العالمية التي يتم التواصل معها

·        عمل ملف (Log File)لكل مستخدم يشمل جميع العمليات التي قام بها و أوقات الدخول و الخروج من النظام

·        إمكانية استيراد/تصدير مكتبة بصيغة Row MARC

 بريد النظام

·        إمكانية التواصل مع مستخدمي النظام

·        إمكانية إرسال رسائل مجمعة لمستخدمي مكتبة معينة أو موقع محدد

·        إمكانية الإطلاع على صندوق الصادر و معرفة حالة الرسالة هل تم قراءتها ام لا و تاريخ و وقت الاطلاع عليها

·        إمكانية إرسال مرفقات مع الرسالة

·        إمكانية إرسال رسالة عامة لكل مستخدمي الموقع من خلال شريط إخباري يظهر أعلى الصفحة

 

صفحة خدمات المستعير

المكتبة الرقمية

·       حيث يسمح بتسجيل المقتنيات الإلكترونية الخاصة بالمكتبة و السماح بتحميلها للمستفيد حسب الحاجة بعد التحقق من اسمه و كلمة المرور

 

التواصل مع قواعد البيانات العالمية للأبحاث :

 

      يمكن البرنامج من الدخول من خلاله على قواعد البيانات العالمية المشترك بها مثل OVID-IEEE-ASP مع إمكانية السماح بالبحث المجمع داخلهم من خلال واجهة بحث واحدة

مميزات نظام المستقبل عن باقي أنظمة المكتبات الموجودة

·   إتاحة التسجيل للمواقع الشجرية بدون حد أقصي بمعني انه يمكن انشاء موقع للمكتبة التي تتفرع إلى مكتبة كتب العربية و مكتبة الكتب الأجنبية و مكتبة الكتب الأجنبية تتفرع لأكثر من تخصص و هكذا مما يمكن مع عكس الواضع الفعلي لتقسيم المكتبة و يمكن تسجيل صلاحيات المستخدم على أي موقع من المواقع الرئيسية أو الفرعية و تحديد صلاحيات محددة له من حيث التسجيل أو التعديل و يمكن ربط صلاحية معينة بحيث انه لا يسمح بالوصول لها إلا من خلال اسم مستخدم وكلمة مرور محددة و باستخدام جهاز محدد بـ (IP /MAC ) على الشبكة

·   إمكانية انشاء المكتبة و فهرسة وإدخال المقتنيات لأكثر من 100 ألف كتاب في عدة ساعات فقط و ذلك بفضل خاصية ال Batch Import حيث يتم تسجيل أرقام ال ISBN للكتب المراد فهرستها و أرقام النسخ الخاصة بها و رقم الاستدعاء الخاص بها ليقوم النظام باستيراد الفهرسة الخاصة بهذه الكتب تلقائي وتسجيل النسخ الخاصة بها مباشرة بدون تدخل المستخدم

·        إمكانية طباعة بطاقات الفهرسة مباشرة من داخل البرنامج بدون الحاجة لبرامج مساعدة

·   عدم الحاجة لماكينات باركود خاصة لطباعة ملصقات الكتب حيث يمكن الاستفادة من الطابعات العادية لطباعة الملصقات الخاصة بالكتب 

·        يحتوي النظام على قائمة رؤوس موضوعات متكاملة هي نتاج مجهود أكثر من 150 مكتبة عربية

·   يستفيد المشترك بنظام المستقبل بالربط بكافة المواقع الأخرى التي تستخدم النظام و بذلك يتاح له مستودع يحتوي على قرابة المليون تسجيله وحوالي 110 ألف رسائل علمية مجازة من الجامعات المصرية ، هذا بالإضافة بالربط بكافة المواقع التي تستخدم بروتوكول Z39.50 و التي يبلغ عددها أكثر من ثلاثة آلاف مكتبة على الانترنت تفتح فهارسها للاستفادة منها بشكل مجاني

·   الاعتماد على تقنية ال Intranet و الإنترنت وهذا هو الاتجاه الحديث في تطبيقات الE-Business حيث يتم الاستغناء على جهاز المستخدم و عدم تنزيل أي برامج خاصة عليه و عدم اشتراط مواصفات محددة لهذا الجهاز حيث ان هذا الجهاز معرض للإصابة بفيروسات و التوقف على العمل و لذلك يتم تصميم النظام بحيث يمكن العمل من خلال أي جهاز على الشبكة و عدم التقيد بجهاز محدد مع الحفاظ على آمان البيانات و السرية.

·   عمل مراحل تمر بها التسجيلة للتأكد من جودة بيانات الفهرسة المدخلة حيث تمر التسجيلة المدخلة بثلاثة مراحل هي مسودة ثم مرفوعة للمراجعة ثم تمت المراجعة و الإعتماد.